File đựng tài liệu, hồ sơ: phân loại và cách áp dụng chúng hiệu quả

 

Đối với dân văn phòng dù ở doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì nhu cầu lưu trữ, phân loại hồ sơ tài liệu là vô cùng cần thiết và quan trọng. Đi sâu hơn, tuỳ vào mỗi loại tài liệu cũng cần có cách lưu trữ riêng. Cách lưu trữ, phân loại hồ sơ, giấy tờ phổ biến hiện nay là file đựng tài liệu. Cùng An Lộc Việt tìm hiểu có bao nhiêu loại mẫu gáy file tài liệu, chúng phù hợp với những loại hồ sơ như thế nào nhé! 

Bìa file còng đựng tài liệu 

Các loại hồ sơ phù hợp với bìa còng đựng tài liệu 

Các loại hồ sơ sử dụng bìa còng phải đóng lỗ. Thế nên các loại hợp đồng, kí kết quan trọng thường sẽ không sử dụng file bìa còng để đựng, vì đóng lỗ sẽ làm rách hồ sơ, có thể phạm trúng những câu chữ trong hợp đồng. Nếu sử dụng bìa còng để đựng hợp đồng giấy tờ, dân văn phòng thường kết hợp bìa nhựa đục lỗ, tránh được việc phải đóng lỗ trực tiếp vào hồ sơ. 

 

File - Bìa còng đựng tài liệu các loại

 

 

Đối với file bìa còng, người sử dụng có thể chèn trang đánh dấu hoặc ghi chú cho từng loại hồ sơ, rất thuận lợi cho việc tìm kiếm về sau. 

 

 

Một số loại file còng đựng tài liệu 

File còng ống

File còng ống có khóa càng là kim loại phủ niken sáng bóng, chống gỉ sét, chống bám bụi, có thể đóng mở nhiều lần để thêm bớt tài liệu mà không bị cong vênh.

 

Bìa Còng Nhẫn 

Bìa Còng Nhẫn hay còn gọi là bìa còng cua có nhiều kích cỡ khổ giấy và độ dày gáy khác nhau để lựa chọn. Bìa còng nhẫn đựng tài liệu ở giữa bìa có một chốt cố định tài liệu được làm bằng inox, có thanh gạt để đóng mở dễ dàng hơn. 

 

Bìa file kẹp đựng tài liệu 

 

  ★ Xem thêm =>> Bìa còng đựng tài liệu 2 mặt si màu

Các loại hồ sơ phù hợp với bìa file kẹp đựng tài liệu 

Với bìa file kẹp các loại tài liệu có thể đa dạng kích cỡ và không phải đóng đục lỗ. Tuy nhiên tuỳ theo kích cỡ gáy và độ lớn của kẹp mà file có thể đựng được nhiều tài liệu hay không. 

 

Một số loại file kẹp tài liệu 

Bìa 01 kẹp 

Bìa 1 kẹp có loại dài và ngắn tuỳ nhu cầu sử dụng. Bìa 1 kẹp được sử dụng phổ biến nhất, biến các trang hồ sơ riêng lẻ thành một cuốn hoàn chỉnh, có thể lật xem từng trang dễ dàng.  

 

Bìa 02 kẹp 

Bìa 2 kẹp là loại bìa có kẹp gáy trang và thêm một kẹp cố định chân hoặc đầu trang. Loại bìa kẹp tài liệu này phù hợp cho những người ưa di chuyển, cố định 2 đầu của hồ sơ nhằm tránh tình trạng rơi rớt trong quá trình vận chuyển.

 

Bìa cây gáy đựng tài liệu 

Đây là loại file đựng tài liệu phổ biến và được sử dụng nhiều nhất trong môi trường học đường. Loại bìa này gồm một cây gáy nhựa và một bìa nhựa.

 

Bìa file hộp đựng tài liệu 

Loại file đựng tài liệu này khá hiếm gặp, phù hợp với các tài liệu mật hoặc các tài liệu có khả năng lưu trữ lâu, không phải đem ra xem, đối chứng nhiều. Bìa hộp được thiết kế dạng hình hộp chữ nhật có nắp gập kín, không thấm nước, giúp tài liệu, giấy tờ được cất trữ bên trong hộp không bị ảnh hưởng bởi gió bụi hay các chất lỏng khác.

 

Tóm lại, có vô vàn loại mẫu gáy file đựng tài liệu cho dân văn phòng, việc sử dụng chúng trong trường hợp nào để chúng ta cảm thấy tiện lợi, việc tìm kiếm, lưu trữ được hiệu quả nhất thì mới là vấn đề đáng quan tâm. An Lộc Việt hân hạnh đồng hành cùng các Quý đơn vị công ty, tư vấn và cung cấp các dụng cụ, văn phòng phẩm đa dạng với giá thành cạnh tranh nhất.