Hướng dẫn sắp xếp lưu trữ hồ sơ tài liệu gọn gàng và khoa học

 

Nếu bạn là dân văn phòng thì chắc không còn xa lạ gì với những tủ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp. Đây là những nơi giúp lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giúp bảo quản dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu một ngày nào đó mà trong tủ tài liệu lại có rất nhiều hồ sơ, khiến cho việc lưu trữ khó khăn hơn. Vậy làm cách nào có thể giải quyết được những vấn đề đó. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bài viết này để có thêm những cách sắp xếp và lưu trữ những bộ hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả nhất.

 

1. Phân loại hồ sơ và tài liệu

 

Các doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều những loại hồ sơ tài liệu khác nhau, bao gồm các loại chính sau: 

 

- Tài liệu và các loại giấy tờ hành chính của công ty: Thường bao gồm các loại giấy tờ pháp luật, hồ sơ doanh nghiệp (giấy phép KD, giấy đăng ký DN,...), Các loại giấy tờ báo cáo thống kê, tài liệu hồ sơ mua bán thiết bị cho doanh nghiệp và một số loại giấy tờ, văn bản khác.

 

- Hồ sơ nhân sự: gồm những giấy tờ liên quan đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, hợp đồng lao động, giấy tờ về lương, bảo hiểm,...

 

- Tài liệu trong hoạt động kinh doanh và sản xuất: gồm tất cả những tài liệu liên quan đến kinh doanh của doanh nghiệp, giấy tờ về hoạt động thương mại, kế hoạch hằng năm,...

 

- Tài liệu về giấy tờ về tài chính, kế toán:  gồm các loại giấy tờ về kế toán tài chính, kế toán thu chi, chứng từ, hóa đơn,...

 

- Một số loại văn bản, tài liệu khác của doanh nghiệp

 

 

Việc phân loại hồ sơ và doanh nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và lưu trữ một cách hiệu quả hơn. Thuận tiện hơn trong việc bảo quản và tìm kiếm sau này nếu cần. Để phân liệu một cách hiệu quả thì cần một số đồ dùng lưu trữ như tủ, các loại file, bìa tài liệu, dễ dàng hơn trong bảo quản.

 

Để có thể lựa chọn được những loại tủ hồ sơ phù hợp, bạn có thể tham khảo thêm phần sau đây!

 

2. Lựa chọn tủ lưu trữ hồ sơ thích hợp

 

Hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn loại tủ đứng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn các loại tủ hồ sơ phù hợp với không gian và diện tích của văn phòng. 

 

 

Phân loại các loại tủ theo chất liệu thì thường có:

 

- Tủ chất liệu gỗ công nghiệp

 

- Tủ chất liệu gỗ tự nhiên

 

- Tủ chất liệu sắt

 

- Tủ hồ sơ nhôm kính

 

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn những loại tủ sao cho phù hợp. Đối với chất liệu của tủ hồ sơ không ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu quả của việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu. Chủ yếu ảnh hưởng đến độ bền và yếu tố thẩm mỹ.

 

 

Bạn nên tận dụng tối đa diện tích của văn phòng để có thể lựa chọn được kích thước tủ phù hợp nhất, giúp thuận tiện cho việc lưu trữ mà không quá chiếm diện tích. 

 

Nên lựa chọn loại tủ có nhiều ngăn và mỗi ngăn có kích thước phù hợp những những tài liệu mà bạn dự tính lưu trữ ở đây. 

 

Loại tủ có bề mặt kính thường được lựa chọn phổ biến, vì bạn có để dễ dàng nhìn thấy bên trong đang lưu trữ những loại hồ sơ nào, giúp thuận tiện hơn trong việc sắp xếp và di dời chúng. Một điều chú ý nữa là nên sử dụng mảnh giấy nhỏ để ghi chú, phân loại hồ sơ/ tài liệu ở những ngăn khác nhau.

 

3. Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ

 

Để có thể sắp xếp được số lượng lớn những hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, bạn có thể áp dụng những cách sau:

 

- Sắp xếp theo thời gian của tài liệu/ hồ sơ: dựa theo những mốc thời gian của tuần, tháng hay quý để có thể phân loại nhỏ các loại hồ sơ. Việc này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm sau này.

 

- Sắp xếp theo loại hồ sơ: Như chúng tôi đã liệt kê ở trên, với những loại hồ sơ khác nhau bạn có thể lựa chọn phân loại theo tính chất của những loại hồ sơ. 

 

- Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: cách này cũng tương tự như sắp xếp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn sắp xếp từ A, B, C,... theo tên từng loại hồ sơ. Việc này đòi hỏi bạn phải thuộc được những tên phân loại hồ sơ và những tính chất của những loại đó.

 

 

Tiếp theo là cần lưu trữ các loại giấy tờ và tổng hợp chúng lại với nhau: Các loại giấy tờ hiện nay thường được tổng hợp vào những bìa, file, bìa còng đựng tài liệu,... Nó giấy bảo quản giấy tờ hiệu quả, tránh những nét nhăn, quăn góc, tránh bị rách giấy tờ, hạn chế được việc tiếp xúc với độ ẩm và nhiệt độ.

 

Để cẩn thận hơn trong việc lưu trữ, thường thì các file gốc của những tài liệu sẽ được lưu trữ trên những đám mây. Bạn có thể lựa chọn lưu trữ trên những ổ đĩa cứng, trên google drive hoặc trên OneDrive.

 

Phần kết

 

Bài viết trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn những cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ/ tài liệu một cách hiệu quả. Bạn có thể ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp của mình để đem lại hiệu quả nhé!