Làm sao để mua văn phòng phẩm đúng nhu cầu không gây lãng phí

Thật sự mà nói, chi phí mà doanh nghiệp phải chi cho văn phòng phẩm là thấp hơn nhiều so với các chi phí khác như máy móc, thiết bị, tiền trả lương cho nhân viên,... Tuy nhiên, theo thời gian, chi phí cho văn phòng phẩm chắc hẳn sẽ không ngừng tăng lên, đặc biệt là khi quy mô của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng. Như vậy, để có thể đầu tư hiệu quả cho những mục đích khác quan trọng hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trong việc chi tiêu cho văn phòng phẩm một cách phù hợp, không gây lãng phí.

 

Trong bài viết này, An Lộc Việt xin gợi ý cho bạn một vài mẹo nhỏ để có thể quản lý chi phí cho các sản phẩm văn phòng tốt hơn.

 

 

1. Sử dụng những sản phẩm phổ thông

 

Thay vì lựa chọn những sản phẩm tên tuổi, có thương hiệu nổi tiếng, bạn có thể cân nhắc sử dụng những mặt hàng phổ thông, đặc biệt đối với những mặt hàng văn phòng mà sự khác biệt về chất lượng dựa trên mức giá sẽ không làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả sử dụng như giấy note, bìa hồ sơ, kim kẹp,... Hơn nữa, trên thị trường hiện nay có rất nhiều sản phẩm phổ thông với chất lượng không hề thua kém những sản phẩm mang thương hiệu lớn, vậy nên để đạt được hiệu quả chi phí trong kinh doanh thì việc sử dụng những mặt hàng phổ thông cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc.

 

2. Mua hàng trực tuyến

 

Hãy tham khảo website của các nhà phân phối văn phòng phẩm và so sánh giá của các mặt hàng mà bạn thường xuyên sử dụng, đặc biệt là mặt hàng giá cao như mực in, mực photocopy,..

Mua hàng trực tuyến còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển, đồng thời, khi sử dụng website để đặt hàng, bạn sẽ cập nhật được các chương trình khuyến mãi thường niên của nhà phân phối và không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội mua hàng ưu đãi nào.

 

3. Mua hàng số lượng lớn

 

Bạn nên lập một danh sách nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng cá nhân và tổng hợp lại theo phòng ban. Sau khi thống kế được con số cụ thể thì mới tiến hành mua hàng, nhờ đó bạn có thể đặt mua với số lượng lớn để nhận được mức chiết khấu ưu đãi từ các nhà phân phối. Khi mua hàng với số lượng lớn, bạn sẽ đặt ít đơn hàng hơn, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Ngoài ra, bổ sung thêm văn phòng phẩm trước khi sử dụng hết cũng là một cách để mua được hàng số lượng lớn. Hãy chọn một ngày cố định mỗi tháng để đặt hàng văn phòng phẩm cho công ty, việc này giúp bạn dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc hơn.

 

 

4. Tái sử dụng

 

Lấy ví dụ như việc tái sử dụng khay mực trong máy in, đây là một phương pháp tiết kiệm và thân thiện với môi trường nhưng không hề có bất kỳ một sự chênh lệch về chất lượng nào.

 

Ngoài ra, bạn hãy chọn một góc nào đó trong công ty là nơi để nhân viên bỏ những vật dụng mà họ không cần nữa nhưng vẫn còn sử dụng được, có thể những người khác sẽ cần đến chúng và bạn cũng có thể dễ dàng hơn trong việc tái chế và tái sử dụng văn phòng phẩm, vừa bảo vệ môi trường vừa giảm được chi phí cho công ty.

 

5. Quản lý văn phòng phẩm

 

Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên. Trong các công ty, doanh nghiệp việc sử dụng đồ văn phòng phẩm rất nhiều và liên tục nên phải giao cho 1 người quản lý và kiểm soát mọi đồ dùng. Và phải sử dụng với đúng mục đích không lãng phí đồ dùng.

 

 

>>> Hãy sử dụng những mẹo trên để tối ưu hóa hiệu quả tài chính cho công ty, tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm để có thể đầu tư vào những nhu cầu khác quan trọng hơn cho công việc kinh doanh của bạn.