Câu hỏi thường gặp

Công dụng của từng loại file hồ sơ

 

 

An Lộc Việt tạm chia File hồ sơ thành 3 nhóm tương đương với lượng hồ sơ lưu trữ được: nhiều – trung bình – ít hơn.

 

-     Bìa còng – bìa hộp – bìa 3 dây – bìa accor

 

-    Bìa nhựa nhiều lá – bìa lỗ

 

-    Bìa lá - bìa kiếng - bìa trình kí - bìa nút

 

Mỗi loại File hồ sơ có nhiều hãng khác nhau sản xuất, cho nên kiểu dáng, chất liệu có loại khác nhau. Chúng ta sẽ đi vào công dụng cụ thể của từng loại File hồ sơ và một số công việc phù hợp với chúng ta.

 

Loại file hồ sơ được sử dụng thường xuyên

 

Đa số các loại file hồ sơ đều được sử dụng trong văn phòng làm việc. Dù là loại file hồ sơ nào thì đều là văn phòng phẩm – loại vật dụng sử dụng trong văn phòng.

 

-    Tại các cơ sở, nơi làm việc đều có văn phòng. Tại các bệnh viện, khách sạn lớn, đài truyền hình, trường học các cấp, UBNN thành phố...cho đến văn phòng làm việc của các tập đoàn, công ty thường có các bộ phận lưu trữ các hồ sơ, thủ thư, tiếp nhận hồ sơ, bộ phận nhân sự thường xuyên sử dụng các loại File hồ sơ như bìa còng, bìa hộp, bìa nhựa nhiều lá. Ưu điểm của các loại file hồ sơ này là lưu trữ được 1 lượng lớn tài liệu, giấy tờ trong thời gian dài, và không cần phải lấy giấy tờ ra thường xuyên.

 

sắp xếp file đựng hồ sơ gọn gàng
anlocviet.vn cung cấp tất cả các loại file hồ sơ

 

 

Lưu trữ trên máy tính là một cách làm khoa học, tiết kiệm được nhiều thời gian, tuy nhiên dễ bị mất đi đột ngột khi có sự cố hư hỏng trên máy tính. Cho nên lưu trữ bằng giấy tờ, hồ sơ bằng các file hồ sơ là một cách làm an toàn trong thời gian dài.

 

-    Tại các bộ phận kê toán, kiểm kê sản phẩm, bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kí kết các giấy tờ...thường xuyên dùng loại file hồ sơ như bìa lỗ, bìa lá, bìa accor. Ưu điểm là nhẹ, bền, dễ dàng đem theo khi di chuyển nhiều nơi.

 

-    Bìa trình kí đơn hoặc trình kí đôi được các ngành nghề cần sử dụng các bản vẽ chi tiết, bản vẽ kĩ thuật, trình bày một dự án hoặc gặp gỡ đối tác kí kết hợp đồng. Ưu điểm là có kẹp inox giữ chắc chắn được tờ giấy, bìa làm điểm tựa chắc chắn có thể ghi chép mà không cần đặt lên bàn. Tuy nhiên số lượng giấy tờ được giữ trong bìa không được nhiều.

 

-    Đối với các ngành nghề giáo dục, học sinh - sinh viên ưu tiên sử dụng file hồ sơ lưu trữ ít, màu sắc đẹp, dễ mang theo và quan trọng giá thành rẻ. Bìa lá, bìa nút, bìa kiếng được sử dụng thường xuyên. Bìa kiếng mục đích không phải để lưu trữ mà, tạo thành một bìa cứng giúp các góc giấy không bị quăn, hình thức của tài liệu cũng được đẹp hơn, dùng bọc bên ngoài các cuốn tài liệu, các sổ tập, các đề tài – tiểu luận.

 

Bìa lá, bìa lỗ có một số đặc điểm giống nhau nên thường bị nhầm lẫn, khách hàng cần phân biệt giữa bìa lá và bìa lỗ để mua sản phẩm cho phù hợp.

 

Lựa chọn File hồ sơ hợp với không gian văn phòng

 

Giấy in có lẽ là được sử dụng nhiều nhất trong các văn phòng. Tại một công ty bình thường hàng ngày có hàng chục, hàng trăm tờ giấy được in ra. Vậy làm sao để xắp xếp các giấy tờ cho gọn gàng và được xắp xếp theo một thứ tự nhất định để lúc cần thiết dễ lấy.

 

Anlocviet sẽ đưa ra một số gợi ý để khách hàng lựa chọn được loại file hồ sơ phù hợp với yêu cầu và phù hợp với không gian làm việc.

 

Văn phòng phẩm cũng được coi là đồ vật tăng thêm sự hứng thú khi tiếp tục công việc, quy tắc nằm ở màu sắc và cách xắp xếp bắt mắt trên bàn làm việc.

 

Màu sắc của các file hồ sơ:

 

-     Nên chọn các loại bìa màu sắc tươi sáng hoặc màu xanh dương, màu này thuộc gam màu lạnh, tạo cảm giác thoải mái, thư giãn khi nhìn.

 

-    Bìa phân trang, giấy note được sử dụng đi kèm. Đây là cách làm khoa học để dễ tìm thấy vị trí của giấy tờ, tài liệu khi đặt trong các loại file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp, bìa accor. Bìa phân trang có 10 đến 12 màu có mục đích đúng như tên gọi để phân các loại tài liệu theo từng màu sắc khác nhau, là một vật dụng văn phòng phẩm không thể thiếu.

 

file hồ sơ các loại
Lưu trữ giấy tờ qua các file hồ sơ

 

 

Cách xắp xếp file hồ sơ:

 

-    Trên bàn làm việc không gian nhỏ, cùng một lúc để nhiều đồ sẽ tạo cảm giác bừa bộn, khó chịu khi làm việc. Vì thế nên đặt một kệ xếp tài liệu hoặc kệ mica, kệ rổ để đặt các loại bìa lỗ, bìa lá, bìa accor hoặc các cuốn sổ - tập vào trong. Ưu điểm dễ cất ra lấy vào, dễ tìm thấy tài liệu trong thời gian nhanh nhất.

 

-    Các file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp nên đặt trên tủ để tài liệu, hoặc một số trong ngăn kéo làm việc.

 

sắp xếp file hồ sơ trên bàn
Sắp xếp hồ sơ trên bàn làm việc

 

 

File hồ sơ là một trong nhiều loại văn phòng phẩm khác có trên bàn làm việc. Ngoài ra còn nhiều vật dụng hữu ích khác, anlocviet.vn sẽ cung cấp đến quý khách tất cả những văn phòng phẩm thông dụng cùng với cách sắp xếp chúng trên bàn làm việc một cách khoa học và gọn gàng nhất.

 

An Lộc Việt lựa chọn và tư vấn mua file hồ sơ phù hợp với nhu cầu và túi tiền của khách hàng.

 

Xem thêm:

 

Cách lắp đặt và sử dụng file hồ sơ đúng cách



 

Sản phẩm khuyến mãi

Bìa màu A4 160gsm

29.400 đ 33.000 đ
- 11%
Mua ngay

Bàn cắt giấy A4 (mica)

178.500 đ 195.000 đ
- 9%
Mua ngay

Bàn cắt giấy A3 (mica)

183.800 đ 205.000 đ
- 11%
Mua ngay

Decal A4 đế xanh

60.900 đ 65.000 đ
- 7%
Mua ngay

Decal A4 đế vàng

66.700 đ 69.500 đ
- 5%
Mua ngay

Băng keo vàng đục OPP 5F.80yds

10.000 đ 11.500 đ
- 14%
Mua ngay

Băng keo trong OPP 5F.80yds

10.000 đ 11.500 đ
- 14%
Mua ngay