Công dụng của từng loại file hồ sơ

 

Bạn đang phân vân về tên gọi của các loại bìa trong văn phòng, tại sao lại gọi là File hồ sơ? Nó vốn dĩ là cùng 1 tên gọi, vì có rất nhiều loại bìa dùng trong văn phòng, bìa lá, bìa lỗ, bìa 3 dây, bìa accor,... để gọi chung nó là 1 loại gì trong văn phòng, ta gọi chung là File hồ sơ, File đựng tài liệu hay bìa hồ sơ.

 

 

Bài viết dưới đây sẽ cho bạn một cách nhìn tổng về "bọn chúng" trong văn phòng.

 

An Lộc Việt tạm chia File hồ sơ thành 3 nhóm tương đương với lượng hồ sơ lưu trữ được: nhiều – trung bình – ít hơn.

 

- Bìa còng – bìa hộp – bìa 3 dây – bìa accor

- Bìa nhựa nhiều lá – bìa lỗ

- Bìa lá - bìa kiếng - bìa trình ký - bìa nút

 

Mỗi loại File hồ sơ có nhiều hãng khác nhau sản xuất cho nên suy ra kiểu dáng, chất liệu có loại khác nhau. Chúng ta sẽ đi vào cụ thể của từng loại File hồ sơ và một số công việc phù hợp với chúng ta.

 

Loại file hồ sơ được sử dụng thường xuyên

 

Đa số các loại file hồ sơ đều được sử dụng trong văn phòng làm việc. Dù là loại file hồ sơ nào thì đều là văn phòng phẩm – loại vật dụng sử dụng trong văn phòng.

 

Tại các cơ sở, nơi làm việc đều có văn phòng. Tại các bệnh viện, khách sạn lớn, đài truyền hình, trường học các cấp, UBND thành phố,... cho đến văn phòng làm việc của các tập đoàn, công ty thường có các bộ phận lưu trữ các hồ sơ, thủ thư, tiếp nhận hồ sơ, bộ phận nhân sự thường xuyên sử dụng các loại File hồ sơ như bìa còng, bìa hộp, bìa nhựa nhiều lá. Ưu điểm của các loại file hồ sơ này là lưu trữ được 1 lượng lớn tài liệu, giấy tờ trong thời gian dài, và không cần phải lấy giấy tờ ra thường xuyên.

 

 

Lưu trữ trên máy tính là một cách làm khoa học, tiết kiệm được nhiều thời gian, tuy nhiên dễ bị mất đi đột ngột khi có sự cố hư hỏng trên máy tính, màn hình tắt cái Ruuu...ụ.p. Cho nên lưu trữ bằng giấy tờ, hồ sơ bằng các bìa hồ sơ là một cách làm an toàn trong thời gian dài.

 

- Tại các bộ phận kế toán, kiểm kê sản phẩm, bán hàng, bộ phận kho, bộ phận ký kết các giấy tờ...thường xuyên dùng loại file hồ sơ như: bìa lỗ, bìa lá, bìa accor. Ưu điểm là nhẹ, bền, dễ dàng đem theo khi di chuyển nhiều nơi.

 

Dưới đây là hình ảnh “chụp y hình thật”: của 1 số loại bìa hồ sơ đó.

 

 

 

- Bìa trình ký đơn hoặc trình ký đôi được các ngành nghề cần sử dụng các bản vẽ chi tiết, bản vẽ kỹ thuật, trình bày một dự án hoặc gặp gỡ đối tác ký kết hợp đồng. Ưu điểm là có kẹp inox giữ chắc chắn được tờ giấy, bìa làm điểm tựa chắc chắn có thể ghi chép mà không cần đặt lên bàn. Tuy nhiên số lượng giấy tờ được giữ trong bìa không được nhiều.

 

Dưới đây là một vài hình ảnh thật của bìa trình kí dó văn phòng phẩm Anlocviet cung cấp:

 

 

- Đối với các ngành nghề giáo dục, học sinh - sinh viên ưu tiên sử dụng file hồ sơ lưu trữ ít, màu sắc đẹp, dễ mang theo và quan trọng giá thành rẻ. Bìa lá, bìa nút, bìa kiếng được sử dụng thường xuyên. Bìa kiếng mục đích không phải để lưu trữ mà, tạo thành một bìa cứng giúp các góc giấy không bị quăn, hình thức của tài liệu cũng được đẹp hơn, dùng bọc bên ngoài các cuốn tài liệu, các sổ tập, các đề tài – tiểu luận.

 

Hình ảnh ngay dưới đây, bạn tham khảo nhé!

 

Bìa lá, bìa lỗ có một số đặc điểm giống nhau nên thường bị nhầm lẫn, khách hàng cần xem phân biệt giữa bìa lá và bìa lỗ để lựa chọn mua sản phẩm cho phù hợp.

 

Lựa chọn File hồ sơ hợp với không gian văn phòng

 

Giấy in có lẽ là được sử dụng nhiều nhất trong các văn phòng. Tại một doanh nghiệp - công ty hàng ngày có > hàng chục, hàng trăm tờ giấy được in ra. Vậy làm sao để sắp xếp các giấy tờ cho gọn gàng và được sắp xếp theo một thứ tự nhất định để lúc cần thiết dễ lấy? Cho nên mới cần các loại bìa hồ sơ để.

 

 

 

Các bạn lần đầu tiên sử dụng sắp xếp giấy tờ phải không??, tìm Hướng dẫn sử dụng bìa phân trang nhé!, loại giấy phân trang này có thể là nhựa hoặc giấy - là một vật dụng văn phòng phẩm không thể thiếu.

 

Cách sắp xếp file hồ sơ:

 

- Trên bàn làm việc không gian nhỏ, cùng một lúc để nhiều đồ sẽ tạo cảm giác bừa bộn, khó chịu khi làm việc. Vì thế nên đặt một kệ xếp tài liệu hoặc kệ mica, kệ rổ để đặt các loại bìa lỗ, bìa lá, bìa accor hoặc các cuốn sổ - tập vào trong. Ưu điểm dễ cất ra lấy vào, dễ tìm thấy tài liệu trong thời gian nhanh nhất.

- Các file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp nên đặt trên tủ để tài liệu, hoặc một số trong ngăn kéo làm việc.

 

File hồ sơ là một trong nhiều loại văn phòng phẩm khác có trên bàn làm việc. Ngoài ra còn nhiều vật dụng hữu ích khác, anlocviet.vn sẽ cung cấp đến quý khách tất cả những văn phòng phẩm thông dụng cùng với cách sắp xếp chúng trên bàn làm việc một cách khoa học và gọn gàng nhất.

 

=>>> Tham khảo thêm các loại file bìa hồ sơ:

 

Bìa còng - File càng cua nhẫn nhựa Thiên Long

 

 

Bìa còng Kingjim A4 9cm

 

 

Bìa còng - File càng cua Sumo 9cm 2 mặt si

 

 

==>>>An Lộc Việt là sự lựa chọn rất đúng đắn cho quý khách hàng đã và đang có ý định tìm kiếm và cần tư vấn mua file hồ sơ phù hợp với nhu cầu , đến với chung tôi và bạn sẽ thấy giá cả hợp lý, cạnh tranh nhất thị trường hiện nay.

 

Xem thêm:

 

Cách lắp đặt và sử dụng file hồ sơ đúng cách