Tư vấn mua file hồ sơ phù hợp với nhu cầu

File hồ sơ là gì?

File hồ sơ đa số làm từ chất liệu bìa giấy cứng, dùng để kẹp giữ, đựng và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu. Giá thành rẻ và chất lượng bền nên các loại file hồ sơ thường xuyên được nhiều người tiêu dùng lựa chọn.

File hồ sơ là một trong số các văn phòng phẩm, được sử dụng trong văn phòng nhiều nhất. Không những vậy ở một số ngành nghề khác nhau cũng đều phải lựa chọn loại file hồ sơ phù hợp với yêu cầu công việc.

 

Phân loại

 

Về mặt công dụng: các loại file hồ sơ đều có công dụng giống nhau, khác ở chỗ là sổ lượng giấy tờ chứa được nhiều hoặc ít hơn.

-  Bìa lá – bìa kiếng – bìa trình ký –  bìa nút

-  Bìa còng – bìa hộp – bìa 3 dây – bìa accor

-  Bìa nhựa nhiều lá – bìa lỗ

 

 

 

 

Tạm thời chia thành 3 nhóm file hồ sơ dựa vào số lượng giấy tờ mà file hồ sơ có thể lưu trữ: lớn – trung bình – nhỏ. Hệ thống công ty chúng tôi rất quan tâm đến nhu cầu của khách hàng, tại anlocviet.vn các nhân viên sẽ hỏi rõ ràng mục đích để lựa chọn tư vấn mặt hàng cho phù hợp.

 

File hồ sơ lưu trữ với số lượng giấy tờ lớn

 

Ưu điểm của các loại file hồ sơ là tạo không gian làm việc chuyên nghiệp, các giấy tờ tài liệu được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng khi tìm kiếm.

Trong các loại file hồ sơ có nhóm bìa còng, bìa hộp, bìa 3 dây có ưu điểm:

-  Lưu trữ được số lượng hồ sơ, giấy tờ lớn nhất

-  Bìa giấy bên ngoài được làm tương đối chắc chắn

-  Lớp simily bọc bên ngoài bìa làm tăng độ bền trong quá trình sử dụng

Một số hạn chế cần lưu ý khi sử dụng nhóm file hồ sơ này:

- Phù hợp khi được đặt tại một nơi cố định như tủ đựng và các ngăn kéo lưu trữ hồ sơ.

- Các loại bìa còng thì giấy tờ tài liệu cần được đục lỗ trước khi lưu trữ.

- Đựng lượng hồ sơ lớn nên khó khăn trong việc mang theo di chuyển

- Giá thành cao nhất so với các loại file hồ sơ khác

Tuy là có những hạn chế, nhưng bìa còng, bìa hộp, bìa 3 dây được nhiều người khách hàng lựa chọn, đặc biệt trong các bộ phận văn thư, lưu trữ tiếp nhận hồ sơ, bộ phận kế toán...không thể thiếu loại văn phòng phẩm này.

 

Hiện nay khách hàng có thể chọn bìa còng của hãng Thiên Long, bìa còng của Plus – được sản xuất theo dây chuyền của Nhật, ngoài ra còn các hãng khác kingjim, Kokuyo, ABBA,...

 

Để không gặp khó khăn trong việc lựa chọn, cần biết cách lắp đặt và sử dụng các loại file hồ sơ đúng cách. Các loại file hồ sơ có các kích thước khác nhau, như bìa còng cua simily có 3,5 F khổ F4, 3,5 F khổ A4.

 

File hồ sơ lưu trữ lượng giấy tờ trung bình và nhỏ

 

Nhóm file hồ sơ bìa lá – bìa kiếng – bìa trình kí – bìa nút có những đặc điểm chung như sau:

-  Để lưu một lượng hồ sơ, giấy tờ số lượng vừa phải theo mức trung bình

-  Khối lượng nhẹ, tiện dụng đem theo trong khi di chuyển nhiều nơi

-  Nhiều màu sắc đẹp mắt, chất liệu nhựa pp bền.

 

Màu sắc đẹp mắt, nhóm file hồ sơ này rất phù hợp khi mang theo khi đem tài liệu đến nơi ký kết hợp đồng, mang tài liệu từ bộ phận này đến bộ phận khác, kẹp các dự án để chuẩn bị báo cáo.

 

Tuy nhiên mỗi loại sản phẩm trong nhóm file hồ sơ này cũng có những đặc điểm riêng cần lưu ý:

-  Nhiều khách hàng thường nhầm tên giữa 2 loại sản phẩm file hồ sơ, cần biết cách phân biệt bìa lá và bìa lỗ.

-  Bìa kiếng để bọc bên ngoài cuốn sách, xấp tài liệu được đóng chắc ở phần gáy, không dùng trong trường hợp các giấy tờ rời rạc.

-  Bìa nút có các khổ A4, F4 : có nút nhựa ghim lại chắc chắn, đảm bảo các giấy tờ, hồ sơ không bị rơi rớt trong khi di chuyển.

-  Bìa trình ký có kẹp inox giúp các tờ giấy được giữ cố định, được sử dụng cho các bản vẽ kĩ thuật rất phù hợp. Bìa trình ký đôi có thêm chỗ để card visit tiện lợi hơn so với bìa trình ký đơn.

Nhóm bìa nhựa nhiều lá – bìa lỗ có những đặc điểm chung:

-  Dùng để lưu các giấy tờ với số lượng nhỏ, tuy nhiên được thiết kế với nhiều file liền kề với nhau.

-  Chất liệu nhựa pp, bền, nhẹ.

-  Giá thành rẻ, rất tiện dụng khi đem theo di chuyển.

Các văn phòng tại các cơ sở làm việc, hàng ngày phải làm việc với các hóa đơn, chứng từ, giấy tờ, giấy biên nhận, đơn hàng,... Khi cần chữ ký hoặc xác nhận của cấp trên thì không thể đem từng tờ một nền bìa lỗ bìa nhiều lá phát huy công dụng của chúng, các giấy tờ không bị lộn xộn, được sắp xếp từng file theo từng ngày.

 

Xem thêm:

Công dụng của từng loại file hồ sơ

Cách lắp đặt và sử dụng các loại file hồ sơ đúng cách