Xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm tiết kiệm chi phí

Đối với một chủ doanh nghiệp thì việc tiết kiệm các chi phí hoạt động luôn được đảm bảo để tối ưu các quy trình hoạt động của công ty. Việc tiết kiệm chi phí có thể tạo nên một môi trường làm việc rèn luyện được tinh thần trách nhiệm, văn minh, văn hóa trong công việc.

 

Hay hơn nữa việc tiết kiệm các chi phí hoạt động của doanh nghiệp có thể mang lại nguồn lợi không nhỏ cho việc xoay vòng vốn trong quá trình hoạt động và phát triển công ty. Do đó bạn đã phải bao giờ nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí sử dụng văn phòng phẩm cho công ty chưa?

 

Tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm có lợi ích gì?

 

Đối với một doanh nghiệp vừa và lớn thì việc mua văn phòng phẩm hàng tháng, hàng quý cho nhân viên sử dụng sẽ chi ra một khoản tiền rất lớn. Nếu thực hiện các kế hoạch mua văn phòng phẩm thì khoản tiền tiết kiệm này có thể làm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp.

 

Không chỉ tiết kiệm được chi phí mua văn phòng phẩm mà các khoảng thời gian này, doanh nghiệp có thể dễ dàng sàng lọc lại và tiêu hủy các vật dụng không cần thiết tạo nên một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và chuyên nghiệp.

 

 

Tại sao phải xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm

 

Xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm là điều hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban khác nhau. Đặc biệt những công ty có số lượng nhân viên lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên.

 

Một bảng kế hoạch văn phòng phẩm bao gồm các trang thiết bị mà nhân viên cần sử dụng trong vòng một tháng hoặc một quý để đáp ứng được các công việc thực hiện mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

 

Bảng kế hoạch còn cho thấy sự hợp lý trong nhu cầu lựa chọn văn phòng phẩm, tránh việc các nhân viên lựa chọn các loại dụng cụ không cần thiết gây hao phí tài nguyên của công ty.

 

Ngoài ra nó còn có thể dùng để đánh giá, tồn kho và kiểm kê văn phòng phẩm dễ dàng dành cho người phụ trách mua văn phòng phẩm cho công ty. Với các hóa đơn, chứng từ,...

 

Xem thêm: Xu hướng lựa chọn văn phòng phẩm chất lượng và an toàn

 

6 bước xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm

 

Để lập một bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm thì người phụ trách cần phải lọc qua nhiều quy trình để đánh giá hợp lý nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cho công ty của mình và đề xuất với ban lãnh đạo chi tiêu mua văn phòng phẩm hoạt động cho công ty. Dưới đây là 6 bước mà An Lộc Việt giới thiệu bạn có thể tham khảo.

 

Định mức sử dụng văn phòng phẩm

 

Người phụ trách mua văn phòng phẩm cần hiểu rõ thói quen sử dụng văn phòng phẩm tại công ty mình. Sau đó lập kế hoạch, giám sát nghiên cứu nhu cầu sử dụng của từng phòng ban.

 

Tiếp thu các ý kiến của nhân viên và theo dõi nhu cầu sử dụng. Vật dụng văn phòng phẩm sẽ thay đổi theo từng thời gian, thời điểm công việc khác nhau do đó cần phải theo dõi để có sự thay đổi phù hợp.

 

Quy định sử dụng văn phòng phẩm

 

Thông thường công ty sẽ có các quy định sử dụng văn phòng phẩm nhằm tạo nên môi trường văn hóa trong việc sử dụng tài khoản của công ty một cách thông minh và tiết kiệm. 

 

Sử dụng các loại văn phòng phẩm có thể tái chế, sử dụng lại. Ví du: Các giấy in lỗi có thể in lại mặt khác để lưu hành nội bộ. Các loại bút, dao rọc giấy, bút lông,... có thể thay đổi ruột có thể tiếp tục sử dụng.

 

Sử dụng văn phòng phẩm có chất lượng cao

 

Mua và sử dụng các văn phòng phẩm chất lượng cao là cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí giúp thời hạn sử dụng lâu dài, bền bỉ và an toàn cho sức khỏe người sử dụng.

 

Tránh mua các loại văn phòng phẩm kém chất lượng tuy giá thành rẻ những lại mau hỏng, không an toàn.

 

Hãy lựa chọn các loại thương hiệu như: Thiên Long, Bến Nghé, Giấy in Double A,... là một trong những thương hiệu nổi trội tại Việt Nam.

 

Lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm

 

Sau khi biết được nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban thì bạn cần phải lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm và các quy định cụ thể trong quá trình sử dụng.

 

Tạo một danh sách các loại văn phẩm cần thiết giao cho từng phòng ban để biết từng nhu cầu sử dụng để tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.

 

Sau đó chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng và mua hàng với số lượng lớn để tăng chiết khấu giảm bớt chi phí khi mua lẻ.

 

Tiến hành cấp phát văn phòng phẩm đồng bộ cho từng phòng ban theo định kỳ và định mức sử dụng.

 

 

Quản lý văn phòng phẩm tồn kho

 

Nhập số lượng lớn văn phòng phẩm thì sẽ có nhiều hàng tồn kho và cần có người quản lý bảo quản để đạt chất lượng tốt nhất.

 

Các loại hàng tồn kho thường là các loại giấy in, hộp mực, bút viết, sổ bìa, giấy note,... 

 

Lập thời gian cấp phát định kỳ hoặc các loại văn bản nếu sử dụng đột xuất để có thể dễ dàng quản lý văn phòng phẩm tồn kho.

 

Tìm đối tác văn phòng phẩm đáng tin cậy

 

Để tiết kiệm nhiều chi phí mua văn phòng phẩm thì đối tác cung cấp văn phòng phẩm là hết sức quan trọng. Thay vì mỗi lần mua mỗi cửa hàng khác nhau thì bạn nên chọn một đối tác thường xuyên để cung cấp sẽ nhận được ưu đãi và khuyến mãi cao hơn.

Cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm đáng tin cậy cần phải có các ưu điểm như: Uy tín trên thị trường, giá thành rẻ, chất lượng cao và giao hàng nhanh chóng.

 

 

Công ty cung cấp văn phòng phẩm uy tín

 

Nếu bạn đang tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín thì An Lộc Việt là cái tên bạn cần phải lựa chọn đầu tiên, Vì.

 

Là doanh nghiệp uy tín với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực văn phòng phẩm.

 

Là đối tác đáng tin cậy với hơn 5000 doanh nghiệp tại TPHCM và nhiều tỉnh thành khác.

 

Sản phẩm chất lượng, giá gốc chính hãng từ các thương hiệu uy tín tại Việt Nam với hơn 3000 sản phẩm.

 

Liên hệ với chúng tôi để nhận được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất. Hotline: 0899189499

 

Xem thêm: Tổng hợp nhà cung cấp văn phòng phẩm giá rẻ tại TPHCM