- Phiếu xuất nhập kho không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ ký, các chỉ tiêu không thống nhất… Mã hàng giữa tồn kho và kế toán kho không thống nhất.

- Chưa quy định rõ ràng ai là người đặt mã hàng tồn kho trong quy trình mua hàng.

- Không viết phiếu xuất kho cho 1 lần xuất, mà đợi đến cuối tháng viết phiếu xuất kho 1 lần.

- Ai cũng có thể vào kho lấy hàng tồn kho, chưa có quy định nhập - xuất hàng tồn kho rõ ràng. Khi xảy ra tổn thất hoặc bị gian lận làm thất thoát đi những hàng hóa, sản phẩm của công ty thì không tìm ra người thất trách. Các công ty càng lớn thì khâu quản lý cần được làm theo quy trình chặt chẽ hơn. Thống kê, kiểm kê hàng hóa thông qua các chứng từ như phiếu xuất kho - nhập kho.

- Giá trị của hàng tồn kho, nhập kho khác với giá trị trên tờ hóa đơn.

- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kỹ thuật để tiêu hủy.

==> Mua ngay phiếu xuất kho 1 liên, phiếu nhập kho 1 liên

Một số lỗi thường gặp của kế toán theo dõi hàng xuất - nhập - tồn kho

Trước khi quan tâm đến những lỗi xảy ra khi viết phiếu xuất kho nhập kho, cần quan tâm đến những vấn đề kế toán kho gặp phải trong quá trình kiểm kê.

- Ghi nhận hàng tồn kho không đầy đủ hóa đơn và những chứng từ kèm theo hợp lệ để chứng minh việc nhập hàng và tồn kho là có chứng thực(Không có biên bản hóa đơn giao nhận hàng)

- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.

- Không đối chiếu thường xuyên sổ sách kế toán giữa bên thủ kho và kế toán kho để phát hiện những số liệu chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của từng mặt hàng bị “âm kho”. Lý do là chưa nhập hàng mà đã xuất kho, hoặc có thể trong quá trình lập phiếu xuất kho viết sai mã hàng hóa/dụng cụ. Hoặc kế toán bán hàng trong quá trình viết lên hóa đơn bán mặt hàng cho khách để lấy tiền mặt nhưng không biết tồn kho đã hết mặt hàng này.

- Kế toán kho không lập bảng nhập - xuất - tồn định kỳ hàng tuần, hàng tháng.

- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chủng loại, chất lượng… Nhưng vẫn hạch toán nhập kho.

- Lập phiếu nhập kho - xuất kho không kịp thời (Tức là có lập phiếu nhưng không lập phiếu đúng thời điểm). Hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho, và điều này dễ dẫn đến âm kho.

- Các ban quản lý chưa xây dựng quy chế, quy định quản lý vật tư/ hàng hóa. Chưa xây dựng định mức tiêu hao số lượng vật tư hoặc có đưa ra nhưng không phù hợp (Có quy chế nhưng không áp dụng được thì cũng không có hiệu quả gì!)

Trên đây là một số lỗi phát sinh trong quá trình làm kế toán kho, và còn nhiều lỗi khác mà chỉ trong quá trình tiếp xúc làm việc mới biết được. Khi lập phiếu nhiều kế toán chỉ quan tâm đến cách ghi phiếu xuất nhập kho như thế nào?, mà không biết nó còn có thể nhiều lỗi như vậy!!!

Vậy dựa vào một số chú ý trên đây, làm kinh nghiệm ghi nhớ, “tránh” những lỗi này ra để hoàn thành công việc nhanh hơn, mặc dù biết làm kế toán ít nhất cũng phải ghi chép sai “đôi ba lần”.